OSINT Analytics’ personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan OSINT Analytics samler inn og bruker personopplysninger.

OSINT Analytics ved daglig leder er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på, når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt, (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger i OSINT Analytics

Daglig leder har det daglige ansvaret for OSINT Analytics’ behandlinger av personopplysninger på de ovennevnte websidene, med mindre annet er oppgitt under. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

For å benytte seg av tjenestene i OSINT Analytics’ nettbaserte produkter (for eksempel Tilskuddsportalen og Dr Tide), så må brukere oppgi minimum følgende opplysninger

• Fornavn og etternavn
• Gyldig epostadresse
• Organisasjonen de representerer

Hvis brukeren ønsker, så kan man oppgi flere opplysninger på brukerprofilen som blir opprettet, men dette er frivillig og har ingen betydning for bruk av tjenestene.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av OSINT Analytics. Det er kun OSINT Analytics og deres underleverandør CaddieSoft som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom OSINT Analytics og Caddiesoft regulerer hvilken informasjon Caddiesoft har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

OSINT Analytics samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på OSINT Analytics’ produkter. Formålet med dette er å utarbeide statistikk, som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra, hvilke nettlesere som benyttes og hvilke tilskudd det søkes mest etter.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra OSINT Analytics til andre aktører.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler, som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.

Følgende informasjonskapsler brukes i OSINT Analytics’ produkter (kontakt gunhild@osintanalytics.com hvis du ønsker dette oversatt til norsk):

http://tilskudd.scan4news.com

PHPSESSID – session cookie

__utma – Used to distinguish users and sessions. The cookie is created when the javascript library executes and no existing __utma cookies exists. The cookie is updated every time data is sent to Google Analytics.

__utmb – Used to determine new sessions/visits. The cookie is created when the javascript library executes and no existing __utmb cookies exists. The cookie is updated every time data is sent to Google Analytics.

__utmc – Not used in ga.js. Set for interoperability with urchin.js. Historically, this cookie operated in conjunction with the __utmb cookie to determine whether the user was in a new session/visit.

__utmt – Used to throttle request rate.

__utmz – Stores the traffic source or campaign that explains how the user reached your site. The cookie is created when the javascript library executes and is updated every time data is sent to Google Analytics.

_ga  Used to distinguish users.

http://*.tilskuddsportalen.no

PHPSESSID – session cookie

_ga  Used to distinguish users.

_gid Used to distinguish users.

cw_locale_language  users selected language

cw_locale_timezone  users timesone

http://tilskuddsportalen.no

NID – The NID cookie contains a unique ID Google uses to remember your preferences and other information, such as your preferred language (e.g. English), how many search results you wish to have shown per page (e.g. 10 or 20), and whether or not you wish to have Google’s SafeSearch filter turned on.

PHPSESSID – session cookie

__cfduid – cookie is used to identify individual clients behind a shared IP address and apply security settings on a per-client basis. For example, if the visitor is in a coffee shop where there are a bunch of infected machines, but the specific visitor’s machine is trusted (e.g. because they’ve completed a challenge within your Challenge Passage period), the cookie allows us to identify that client and not challenge them again. It does not correspond to any user ID in your web application, and does not store any personally identifiable information.

_ga Used to distinguish users.

_gat Used to throttle request rate. If Google Analytics is deployed via Google Tag Manager, this cookie will be named _dc_gtm_<property-id>.

_gid  Used to distinguish users.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Søk

OSINT Analytics lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i fritekstsøkefeltet. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene. 

Kommentarer og delte innlegg

Alle innlegg og tilhørende kommentarer på OSINT Analytics’ nettbaserte produkter blir lagret i våre systemer.

Navn vil bli registrert når du legger inn eller kommenterer på et innlegg på et av OSINT Analytics’ nettbaserte produkter, og opplysningene blir liggende som en del av innlegget. Dersom du har publisert kommentarer som du ønsker å rette eller slette, kan du ta kontakt med oss slik at vi kan vurdere det. Du har imidlertid ikke krav på retting og sletting av ytringer. Hvis du sletter din profil fra et av våre produkter, så vil innlegget bli stående, men ditt navn vil bli fjernet.

Når du deler lenker til tilskudd i andre grupper på Tilskuddsportalen, legges informasjon inn der og da hos gruppen du deler det i. Den informasjonen lagres hos oss. Hvis du sletter profilen din, så blir ditt innlegg fortsatt stående, men ditt navn bli fjernet.

Nyhetsbrev

OSINT Analytics sender ut nyhetsbrev cirka 1 gang per måned via e-post. Når brukeren registrerer seg i et av OSINT Analytics’ nett-tjenester, så samtykkere brukeren også å motta månedlige nyhetsbrev til den epostadressen som er registrert. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes fra epostlisten når du sier opp abonnementet. Dersom brukeren ikke ønsker å motta nyhetsbrev, så kan dette enkelt avregistreres i Du må kontakte OSINT Analytics om du vil at vi skal slette eposten din permanent i våre systemer. E-postadressen slettes fra epostlistene hvis vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Apsis er databehandler for nyhetsbrevet.

Spørreundersøkelser

Hvis vi foretar en spørreundersøkelse, så vil vi alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Datatilsynet vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Anonyme undersøkelser

Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke OSINT Analytics samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser

Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan OSINT Analytics identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte Apsis epostsystem til å sende ut undersøkelsen. Din e-postadresse vil i så fall bli delt med Apsis.

Saksbehandling og arkiv

Det registreres ulike typer personopplysninger i OSINT Analytics’ systemer.  Dette er opplysninger som navn og epostadresse (grunndata) og annen frivillig informasjon som fremgår av henvendelsen. Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger til de personene dette gjelder. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til relevante instanser hvis nødvendig.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

E-post og telefon

OSINT Analytics benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet og avdelingsleder i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. OSINT Analytics’ medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Liste over kursdeltakere

Når du melder deg på kurs i regi av Tilskuddsportalen eller OSINT Analytics, så hender det at man må oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver i tillegg behov for tilretteleggelse. Denne informasjonen om kursdeltakere lagres kun for oppfølging i ettertid, og vil ikke bli delt med andre organisasjoner. Hvis man ikke ønsker at informasjonen skal bli lagret, så kan dette forespørres.

Personvernombudsordningen

OSINT Analytics administrerer personvernombudsordningen i henhold til personopplysningsforskriften § 7-12 og det er Gunhild Bergene Moss som har det daglige ansvaret for at dette overholdes. Ordningen er frivillig og har som mål om å øke personvernkompetansen i OSINT Analytics.

En av personvernombudets oppgaver er å bistå med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomheten. Den som har behov for det, må kunne komme i kontakt med personvernombudet. Kontaktinformasjon for Gunhild Bergene Moss er: gunhild@osintanalytics.com eller pr tlf 62 52 13 00. Prinsippene for håndtering av personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med ombudene (se «E-post til OSINT Analytics»).

Opplysninger om ansatte

OSINT Analytics behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på OSINT Analytics’ nettsider. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Logging i OSINT Analytics’ fagsystemer

OSINT Analytics har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og sikkerhetsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. OSINT Analytics har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av OSINT Analytics sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: post@osintanalytics.com

Telefon: +47 62 52 13 00

Postadresse: Grønnegata 52, 2317 Hamar